Caso de Sucesso

Projeto “Visão Sem Papel”

1. Enquadramento do HSMM

O Hospital Santa Maria Maior (HSMM) é uma pessoa coletiva de direito público e de natureza empresarial dotado de autonomia administrativa, financeira e patrimonial, integrado na rede hospitalar do Serviço Nacional de Saúde.

As instalações do HSMM localizam-se na Cidade de Barcelos, Distrito de Braga, com uma superfície de 379 km2 e com uma população de cerca de 115.589 habitantes (dados de 2020 – Fonte INE), distribuída por 61 freguesias.

Além da população do Concelho de Barcelos, a área de influência do Hospital, abrange ainda um elevado número de utentes (34.170 em 2020) a residir no Concelho limítrofe de Esposende, abarcando, assim, uma população total de cerca de 149.759 habitantes.

2. Enquadramento do projeto “Visão Sem Papel”

O HSMM assumiu, em sintonia com as orientações estratégicas de ação definidas pelo Ministério da Saúde, o compromisso de promover uma prestação de cuidados de saúde humanizados e de elevada qualidade, orientada para a obtenção de ganhos em saúde e centrada na criação de valor para o utente.

Atualmente, os sistemas de informação funcionam cada vez mais como um importante fator estruturante da organização hospitalar, nas suas diferentes vertentes, garantindo assim uma gestão cada vez mais eficaz.

Contudo, os desafios atuais da Sociedade da informação, passam por fornecer ao cidadão/utente ferramentas que lhes permitam aceder de forma rápida e sempre disponível aos serviços públicos, nomeadamente os prestados pelo HSMM, assim como promover uma maior eficácia e eficiência dos serviços internos do hospital.

Neste sentido, o HSMM pretende dar resposta ao serviço de oftalmologia, fazendo face a estes desafios. Para isso apresenta o seu projeto piloto “Visão Sem Papel”, que assenta em 3 eixos:

Eixo A – Desmaterialização dos serviços administrativos do HSMM através de uma solução de gestão documental e workflow;
Eixo B – Desmaterialização e integração clínico-administrativa do Serviço de Oftalmologia;
Eixo C – Desmaterialização da prescrição de óculos/lentes – “óculos sem papel”.

3. Identificação do problema

Os custos elevados associados à gestão, armazenamento físico, segurança e recuperação de informação, assim como a falta de interoperabilidade entre os equipamentos de diagnostico existentes e os sistemas clínicos e administrativos do hospital e o tempo e recursos dispensados na prescrição de óculos e lentes, têm sido alguns dos problemas com que o HSMM se tem deparado.

De seguida, apresentamos, de acordo com cada um dos eixos em que o projeta assenta, a situação atual no que respeita aos serviços administrativos, serviço de oftalmologia e prescrição de óculos e lentes do HSMM.

Serviços administrativos do HSMM

Atualmente, o HSMM possui uma elevada complexidade organizativa interna, estando dividida em Departamentos, Serviços e Unidades clínicas e não clínicas com diferentes práticas e hábitos a nível de gestão documental.

Estes serviços, que trabalham sob premissas próprias no registo, pesquisa, rastreio e arquivo, utilizam sistemas totalmente assentes em suporte físico, tanto de workflow como de arquivo, o que leva à utilização de mais recursos e mais tempo de trabalho para assegurar as tarefas.

Com o atual e incontornável aumento dos documentos e arquivos e a sua respetiva dispersão, vão surgindo problemas ao nível do armazenamento físico, segurança e recuperação da informação, o que implica custos elevados associados à sua gestão.

Por outro lado, a distribuição de documentos provenientes do exterior e/ou documentos internos assim como o tratamento da informação são atividades que consomem muito tempo e que estão sujeitas a erros de manuseamento que, por vezes, resultam em dispersão e extravio de documentos, dando origem a perdas de tempo e podendo mesmo causar dificuldades à instituição.

Serviço de oftalmologia

O serviço de oftalmologia do HSMM conta, neste momento, com 6 médicos especialistas, dos quais 5 são Assistentes Hospitalares e 1 Graduado, 2 técnicas de Ortóptica e 2 Enfermeiras.

Apesar de se tratar de um Serviço com poucos médicos, o serviço de oftalmologia consegue dar resposta nas seguintes áreas Oftalmológicas:

• Oftalmologia Geral;
• Oftalmologia Pediátrica;
• Glaucoma;
• Retina Médica, Cirúrgica e Diabetes Ocular;
• Córnea;
• Imunopatologia Ocular;
• Oculoplástica;
• Vias lacrimais;
• Estrabismo;
• Neuroftalmologia;
• Contactologia;
• Implanto Refractiva.

No que respeita à sua organização, o serviço de oftalmologia está dividido em 3 áreas:

• Pré-consulta:

Área onde, a todos os Utentes, as técnicas de Ortóptica realizam a refração, avaliação da pressão intraocular e analise da potência das lentes dos óculos;

• Consulta:

Área onde os utentes são observados pelos médicos Oftalmologistas. Aqui são avaliados, realizam-se os respetivos diagnósticos e procede-se à identificação dos tratamentos a seguir, exames complementares a realizar ou procedimento cirúrgico a realizar;

• Exames complementares:

Área extremamente importante, de grande interesse e bastante dispendiosa, pois somente com equipamentos atualizados se consegue um nível assistencial de qualidade, no que refere a um mais eficiente e exato diagnóstico.

Todos os procedimentos, desde os processos clínicos dos Utentes consultados, resultados dos exames de diagnóstico realizados, relatórios realizados, prescrição de receitas de óculos e/ou lentes de contacto, prescrições de exames complementares a realizar, informações registadas nos processos clínicos dos Utentes a serem intervencionados cirurgicamente, são em formato papel, pois de momento não existe interoperabilidade entre equipamentos e sistemas clínicos e administrativos do Serviço com as restantes áreas do Hospital.

No que respeita, aos equipamentos de diagnóstico existentes, uma parte deles, são equipamentos antigos, com a sua vida útil já ultrapassada, não permitindo a interoperabilidade entre equipamentos e sistemas clínicos e administrativos do serviço pela não integração a nível informático dos dados de diagnóstico obtidos, pelo que tornam o processo de análise e tratamento de informação por parte dos Profissionais de Saúde muitas vezes moroso e difícil.

Contudo, existem equipamentos mais recentes que pela não existência de uma plataforma informática que permita a integração traduzem-se nas mesmas dificuldades.

Prescrição de óculos e lentes

Atualmente, no HSMM, assim como em muitas outras unidades de saúde, a prescrição de óculos e lentes de contacto é realizada em papel e preenchida manualmente.

Após a consulta de oftalmologia, o médico prescreve a receita em papel, transcrevendo os dados do utente e toda a informação médica específica fundamental à aquisição de óculos ou lentes de contacto numa ótica.

Contudo, em cerca de 70% das consultas de oftalmologia, é necessária a prescrição de óculos ou lentes e o preenchimento de cada prescrição dura cerca de 3 minutos. Sendo que, anualmente, o serviço de oftalmologia efetua cerca de 8.600 consultas, isto traduz-se em 18.060 minutos gastos por ano apenas no preenchimento das prescrições.

Atual Arquitetura de Sistemas de Informação

A arquitetura dos sistemas de informação do HSMM, assenta sobretudo nas aplicações do Ministério da Saúde. O SONHO v1, é uma solução do tipo cliente-servidor em plataforma Unix com sistema de Base de Dados Oracle 7.3.4.s

4. Conceção da solução

Desmaterialização dos serviços e a sua interoperabilidade com os cidadãos e empresas do setor

Atual Arquitetura de Sistemas de Informação

No sentido de dar resposta ao serviço de oftalmologia e de eliminar a elevada complexidade organizativa interna, a pesada gestão documental física e a ausência de integração da informação pelos serviços internos do hospital, o HSMM apresenta o seu projeto piloto “Visão Sem Papel” que assenta em 3 eixos de intervenção:

Eixo A – Desmaterialização dos serviços administrativos do HSMM através de uma solução de gestão documental e workflow (SGDW)

De forma a assegurar uma maior fluidez, acesso e rastreabilidade da informação administrativa, redução da circulação de papel e aumento da produtividade dos recursos humanos, o HSMM considera fundamental e prioritário a implementação de uma ferramenta de gestão documental que dê suporte à desmaterialização, normalização e automatização dos fluxos documentais nos serviços administrativos do hospital.

Com a implementação de uma SGDW destacam-se as seguintes oportunidades:

A melhoria contínua dos processos, através da caracterização da arquitetura Informacional dos processos de suporte;
A desmaterialização de fluxos de dados (entradas/saídas) intra e interorganismos e sistemas de suporte;
O controlo da acessibilidade e confidencialidade da informação;
A redução de custos de papel e impressão;
A normalização da classificação dos documentos, com a adoção da macroestrutura funcional MEF 2.0 da DGLAB, que permite a interoperabilidade semântica da informação;
A caracterização de processos de negócio na SGDW, entidades informacionais, informação de referência na Plataforma de Arquitetura Empresarial para a Administração Pública e discriminação das entidades informacionais transversais para serem incluídas na iAP;
O suporte de funcionalidades de assinatura digital qualificada;
Avaliação, estruturação e controlo da informação de arquivo, através da Tabela de seleção e classificação de documentos do HSMM.

Na imagem seguinte podemos ver representada a arquitetura futura do Eixo A – Desmaterialização dos serviços administrativos através de uma SGDW, pela apresentação do grau de interações entre os diversos sistemas administrativos e a gestão documental.

Eixo B – Desmaterialização e integração clínico-administrativa do Serviço de Oftalmologia

Uma vez, que atualmente a grande maioria da informação referente aos exames de diagnóstico, informação clínica, relatórios e prescrições dos Utentes do Serviço de Oftalmologia é efetuada em suporte físico, nomeadamente em papel, e que os equipamentos de diagnóstico existentes não permitem a interoperabilidade entre equipamentos e sistemas clínicos e administrativos do serviço, pela não integração a nível informático dos dados de diagnóstico obtidos, o HSMM pretende proceder à implementação da interoperabilidade entre equipamentos e sistemas clínicos e administrativos do serviço com as restantes áreas do hospital de maneira, a que seja possível gerir e disponibilizar toda esta informação de forma digital e funcional.

A imagem seguinte representa a arquitetura futura do Eixo B – Desmaterialização e integração clínico administrativa do serviço de oftalmologia, ou seja, esta figura apresenta a necessidade de uma plataforma de integração com o processo clínico, os equipamentos oftalmológicos e o PACS.

Nota: Esta plataforma será essencial para a integração com a API a desenvolver no Eixo C.

Eixo C – Desmaterialização da prescrição de óculos/lentes – “óculos sem papel”

Para fazer face aos problemas destacados no ponto anterior, propõe-se a desmaterialização da prescrição de óculos e lentes, uma necessidade que concorre com a era de transformação e digitalização dos processos entre as entidades públicas e os utentes, que têm hoje a expetativa de “trazer consigo”, no seu telemóvel ou através da internet, toda a informação que lhe diz respeito.

A desmaterialização do processo clínico do utente e a prescrição médica eletrónica é já uma realidade. Contudo, existem ainda serviços hospitalares específicos como a oftalmologia, que carecem de soluções inovadoras para o setor e para os cidadãos.

Neste sentido, o HSMM propõe-se a desenvolver um projeto que vise a desmaterialização completa da prescrição de óculos ou lentes.

Para tal é necessário começar pelo backoffice, assegurando que os sistemas “falam” a mesma linguagem, uma linguagem simples, universal e completa, no que diz respeito à informação fundamental para a respetiva prescrição e posteriormente desenvolver as soluções para o utente/cidadão.

Assim, no cenário futuro, e conforme diagrama do Eixo C, propõe-se neste projeto, o desenvolvimento de uma API com a informação clínica de oftalmologia fundamental ao desenvolvimento das soluções que serão o output para o cidadão: Cartão MySNS; PEM e Portal do Utente.

A base de toda esta informação provém do Eixo B, que permitirá a interoperabilidade entre os sistemas e equipamentos do serviço de oftalmologia, fundamental para a agregação da informação que visa a construção da nova API.

5. Objetivos

De acordo com o diagnóstico realizado e as necessidades identificadas e referidas anteriormente, a implementação do projeto “Visão Sem Papel” visa, de acordo com os 3 eixos em que assenta, atingir os seguintes objetivos:

Eixo A – Desmaterialização dos serviços administrativos do HSMM através de uma solução de gestão documental e workflow

Suportar a desmaterialização e arquivo de documentos em estrutura hierarquizada e repositório único/central;
Promover o aumento da eficácia e eficiência dos serviços do HSMM decorrente da desmaterialização de processos e consequente otimização da utilização dos recursos humanos disponíveis;
Promover uma cultura orientada à eficácia e eficiência;
Garantir a adequação do aplicacional a cada um dos processos desmaterializados através duma parametrização e definição de workflow que traduza a melhoria/otimização de processos pretendida;
Automatizar e uniformizar os processos de trabalho, minorando os problemas provenientes dos vários processos de gestão de documentos atualmente utilizados na Instituição;
Melhorar a comunicação e disponibilização da informação;
Garantir o cumprimento dos Requisitos de Arquitetura de Segurança das Redes e Sistemas de Informação, definidos pelo Centro Nacional de Cibersegurança;
Reduzir o tempo utilizado no “processamento” dos documentos e os erros de manuseamento dos mesmos;
Reduzir o tempo de pesquisa/consulta de um documento/processo; • Reduzir o número de documentos extraviados do circuito definido;
Reduzir o consumo e circulação de papel;
Aumentar a produtividade dos recursos humanos na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
Promover a melhoria das condições de trabalho dos colaborares do HSMM.

Eixo B – Desmaterialização e integração clínico-administrativa do Serviço de Oftalmologia

Criar um Serviço de Oftalmologia mais próximo do Utente para que este possa ter uma experiência muito positiva cada vez que tem necessidade de recorrer ao nosso Serviço;
Suportar a desmaterialização do processo clínico oftalmológico;
Integrar a prescrição de óculos e lentes integrado no processo do utente;
Garantir a integração entre equipamentos e sistemas dos gabinetes e salas de exames;
Garantir o cumprimento dos Requisitos de Arquitetura de Segurança das Redes e Sistemas de Informação, definidos pelo Centro Nacional de Cibersegurança;
Reduzir o tempo entre as pré-consultas realizadas pelas técnicas de Ortóptica aos Pacientes e a consulta que é realizada pelo médico Oftalmologista;
Aumentar a Qualidade e Segurança na prestação de Cuidados aos nossos Utentes;
Prestar um serviço onde o Utente está no centro de todas as nossas atenções;
Reduzir o tempo de permanência dos Utentes no Hospital, quando necessitam de realizar uma consulta, exame, ou ser intervencionado cirurgicamente;
Aumentar o número de consultas, exames complementares de diagnóstico e intervenções cirúrgicas, diminuindo o tempo de espera por parte dos Utentes;
Aceder a toda a informação relativa aos Utentes por qualquer médico Oftalmologista, Técnico de Ortóptica e outros profissionais de Saúde em qualquer altura, no momento que necessita;
Reduzir a probabilidade da perda de informação, muito importante para a avaliação e tomada de decisões sobre Utentes;
Reduzir a probabilidade de erros na análise de exames que muitas vezes, apenas pelo passar do tempo a informação se apaga dos papéis onde está impressa;
Reduzir o número de recursos humanos necessários para a mobilização dos processos físicos de um serviço para o outro quando o paciente vem a uma consulta, vem realizar um exame ou vem ser intervencionado cirurgicamente;
Aumentar a participação por parte do serviço em projetos de investigação, estudos clínicos, ensaios, desenvolvimento de equipamentos e dispositivos médicos;
Eliminar a utilização de papel térmico, papel normal, tinteiros e toners no serviço, com toda a desmaterialização e integração clínico-administrativa através da informatização de todo o Serviço;
Construir uma base interoperável para a integração com o Portal do Utente, PEM e o My Carteira SNS de todos os exames que o Utente realiza no serviço de Oftalmologia, bem como de informação que lhe permita uma correta informação sobre o seu estado de Saúde Oftalmológica, em concretas prescrições de medicação crónica e/ ou prolongada, prescrição de óculos e/ ou lentes de contacto.

Eixo C – Desmaterialização da prescrição de óculos/lentes

Definir as regras do serviço universal de consulta à informação de oftalmologia, através da identificação dos requisitos necessários ao desenvolvimento de uma API que permita a disponibilização dos dados clínicos de oftalmologia, através de aplicações terceiras, com a garantia de confidencialidade, disponibilidade e integridade da informação;
Garantir o cumprimento dos Requisitos de Arquitetura de Segurança das Redes e Sistemas de Informação, definidos pelo Centro Nacional de Cibersegurança;
Garantir a adoção das regras de usabilidade e de acessibilidade nos sítios e portais da Administração Pública;
Promover a adoção dos serviços da API em sistemas de informação de instituições públicas e privadas, através do desenvolvimento, testes e disponibilização da solução;
Eliminar a utilização da prescrição em papel, através da adoção da tecnologia a desenvolver através do MySNS Carteira e PEM;
Reduzir a necessidade de deslocações a novas ou repetidas consultas de oftalmologia por parte do utente;
Fornecer o acesso da informação oftalmológica do utente, a qualquer hora, em qualquer lugar;
Promover a utilização do novo cartão de oftalmologia no MySNS Carteira pelos utentes/cidadãos;
Promover os serviços públicos online e em mobilidade através do MySNS Carteira.

6. Resultados esperados

Com a implementação do projeto “Visão Sem Papel” estima-se alargar a interoperabilidade a soluções de gestão documental, através do desenvolvimento de ações setoriais que permitam melhorar a qualidade dos serviços prestados e/ou aumentar a eficiência interna da AP através do recurso às TIC.

Pressupõe-se também, que no final da operação, a totalidade das prescrições de óculos e/ou lentes de contacto emitidas pelo hospital a indivíduos sejam efetuadas sem recurso ao preenchimento manual da prescrição de óculos.

Indicadores de resultado:

Indivíduos que preenchem ou enviam pela Internet impressos ou formulários oficiais no âmbito dos resultados da operação;
Empresas que utilizam a Internet para interagir com organismos, entidades e autoridades públicas, no âmbito dos resultados da operação;
Trabalhadores em funções públicas que se consideram mais aptos após a frequência de formação. Uma vez, que os trabalhadores considerar-se-ão mais aptos na utilização das ferramentas de gestão documental a implementar no hospital após ações de workshops e formação geral.

7. Fatores inovadores do projeto

Todos os eixos, com vista ao atingimento dos objetivos da operação, são novos para a organização, alterando radicalmente a forma de trabalho dentro da organização, obrigando a uma reengenharia dos processos de trabalho, por forma a garantir a desmaterialização dos fluxos de informação nos serviços administrativos e no serviço de oftalmologia do HSMM.

A implementação da solução de integração e interoperabilidade das imagens de oftalmologia com o PACS da ARS Norte é pioneira a nível nacional, sendo o HSMM o primeiro hospital a integrar voluntariamente com recursos do ministério da saúde que foram adquiridos com uma visão de otimização de recursos, salientando-se que estas soluções (PACS) apresentam custos muito elevados para organizações da dimensão do HSMM.

Mas é sobretudo no Eixo C, que o HSMM apresenta a solução mais inovadora para a AP e para os cidadãos e empresas. O desenvolvimento da API para os serviços de oftalmologia, introduz uma inovação com grau de novidade relevante ao nível da Administração Pública, para o setor e para o cidadão, na medida em que se pretende criar um novo referencial e normativo digital para interligação da informação dos serviços de oftalmologia.

Esta inovação, traduz efetivamente uma alteração significativa no setor da saúde e nos seus processos, transformando o fluxo de informação entre os agentes (hospitais, clínicas, óticas, utentes, etc), passando de um fluxo de informação não integrado, para uma solução estruturada e integrada, garantindo um maior controlo da informação, com benefícios para o utente e para o SNS.